Kasa fiskalna - jakie są obowiązki przedsiębiorcy?

19 listopada 2023r.

Przedsiębiorcy korzystający z kasy fiskalnej mają szereg obowiązków, które wynikają z przepisów podatkowych. Te obowiązki mają na celu zapewnienie prawidłowej ewidencji i rozliczeń sprzedaży. Oto najważniejsze z nich:

  • Rejestracja kasy fiskalnej w urzędzie skarbowym: Przedsiębiorca musi zarejestrować kasę fiskalną w odpowiednim urzędzie skarbowym przed jej pierwszym użyciem. Należy zgłosić model kasy, numer seryjny oraz miejsce jej używania.
  • Fiskalizacja kasy: Fiskalizacja to proces inicjacji kasy fiskalnej, który musi zostać przeprowadzony przez serwisanta. Proces ten polega na trwałym zaprogramowaniu kasy danymi firmy oraz jej zarejestrowaniem jako urządzenie służące do ewidencjonowania obrotu.
  • Wydawanie paragonów: Przedsiębiorca jest zobowiązany do wydawania paragonów fiskalnych klientom za każdą dokonaną sprzedaż na żądanie klienta. Paragon powinien zawierać wszystkie wymagane informacje, takie jak data, czas, kwota, nazwa towaru lub usługi, stawka VAT itp.
  • Przechowywanie kopii paragonów: Wiele współczesnych kas fiskalnych automatycznie przechowuje elektroniczną kopię każdego wydrukowanego paragonu. Przedsiębiorca musi przechowywać te kopie przez okres wymagany przez prawo, zazwyczaj jest to 5 lat.
  • Dzienny raport fiskalny: Na koniec każdego dnia pracy kasy fiskalnej należy wydrukować dzienny raport fiskalny (raport dobowy), który podsumowuje całą sprzedaż dnia. Raport ten jest niezbędny dla prawidłowej ewidencji i rozliczeń.
  • Przeglądy techniczne: Kasy fiskalne muszą być regularnie serwisowane i przeglądane przez autoryzowane serwisy. Przeglądy te są wymagane co najmniej raz w roku, aby zapewnić ich prawidłowe funkcjonowanie.
  • Informowanie urzędu skarbowego o zmianach: Wszelkie zmiany dotyczące kasy fiskalnej, takie jak zmiana miejsca jej używania, awaria, wymiana czy likwidacja muszą być zgłaszane w urzędzie skarbowym.
  • Archwizacja raportów: Wszystkie raporty fiskalne oraz inne dokumenty związane z funkcjonowaniem kasy fiskalnej powinny być archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Znajomość i przestrzeganie tych obowiązków jest kluczowe dla uniknięcia problemów prawnych oraz ewentualnych kar finansowych. Regularne śledzenie zmian w przepisach podatkowych jest również ważne, ponieważ obowiązki te mogą ewoluować w odpowiedzi na zmieniające się warunki gospodarcze lub technologiczne.

Kasa fiskalna - jakie są obowiązki przedsiębiorcy?